A.
Struktur
organisasi
Organisasi
Organisasi adalah
sebuah kelompok yang
terdiri dari dua
atau lebih orang
yang bekerja bersama-sama dalam suatu bentuk yang ditetapkan untuk
mencapai sejumlah tujuan. Sebuah toko kelontong yang dimiliki dan dioperasikan
oleh sepasang suami isteri dapat disebut organisasi.
Seorang pembuat
boneka mempekerjakan orang lain untuk membantu usahanya dan kemudian membagi
tugas kepada masing-masing orang.
Setiap orang yang melaporkan pekerjaannya kepada orang
tertentu yang ditunjuk disebut pengorganisasian (organizing). Setelah
organizing dilakukan, perusahaan memerlukan struktur organisasi, pola
organisasi yang meliputi pembagian posisi dalam organisasi dan hubungan di
antara posisi-posisi tersebut.
Diagram organisasi
ialah diagram yang menggambarkan posisi dan hubungan dalam sebuah organisasi,
mengungkapkan struktur organisasi perusahaan. Contoh bagan organisasi tampak dalam
gambar di bawah ini :
Gambar 1. Bagan Organisasi
Bentuk
Struktur Organisasi
1.
Fungsional
Orang-orang dikelompokkan ke dalam
departemen-departemen menurut kesamaan keterampilan dan aktivitas-aktivitas
kerja.
Gambar. 2: Struktur
Fungsional
Keunggulan
Fungsional
·
Penggunaan sumberdaya yang efisien, skala
ekonomis.
·
Spesialisasi keterampilan yang mendalam dan
pengembangan.
·
Kemajuan karier dalam departemen fungsional.
·
Panduan dan pengendalian dari manajemen
Puncak
·
Koordinasi yang luar biasa dalam
fungsi-fungsi
·
Pemecahan masalah teknikal yang berkualitas
Kelemahan Fungsional
·
Komunikasi lintas departemen fungsional yang
buruk
·
Tanggapan lambat yang diberikan pada
perubahan lingkungan, ketinggalan inovasi.
·
Keputusan terkonsentrasi pada hirarki
puncak, menciptakan penundaan
·
Tanggung jawab bagi masalah yang muncul
sulit ditunjukkan secara tepat
·
Pandangan terbatas mengenai sasaran
organisasi dari pada karyawan
·
Pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi
karyawan.
2.
Divisional
Departemen
dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan
produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar
departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan.
Gambar. 3: Struktur
Divisional
Keunggulan
Divisional
·
Cepat tanggap, fleksibilitas pada lingkungan
yang tidak stabil
·
Memperhatikan kebutuhan konsumen
·
Koordinasi yang luar biasa lintas departemen
fungsional
·
Pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi
permasalahan produk
·
Penekanan terhadap keseluruhan produk dan
tujuan divisional
·
Pengembangan keterampilan manajemen umum
Kelemahan Divisional
·
Duplikasi sumberdaya lintas divisi
·
Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi
dalam divisi-divisi
·
Koordinasi yang buruk lintas divisi
·
Kurangnya kendali sumberdaya menajemen
puncak
·
Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan
3.
Matriks
Rantai komando divisional
dan fungsional diimplementasikan secara
simultan dan membebani satu sama
lainnya dalam departemen yang sama. Terdapat dua rantai komando, dan beberapa
karyawan memberikan laporan pada dua bos.
Gambar. 4: Struktur
Matriks
Keunggulan Matriks
·
Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien dibandingkan
pada hirarki tunggal
·
Fleksibilitas dan adaptabilitas terhadap
lingkungan yang terus berubah
·
Pengembangan keterampilan manajemen umum dan
spesialis
·
Kerja sama interdisiplin, ketersediaan ahli
untuk seluruh divisi
·
Pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan
Kelemahan Matriks
·
Frustasi dan kebingungan dari rantai komando
ganda
·
Konflik tinggi antara dua sisi matriks
·
Banyak pertemuan, lebih banyak diskusi
daripada tindakan
·
Membutuhkan pelatihan hubungan manusia
·
Dominasi kekuatan oleh salah satu sisi
matriks.
4.
Tim
Organisasi membentuk serangkaian tim
untuk menyelesaikan tugas-tugas khusus dan untuk mengkoordinasikan
departemen-departemen utama.
Gambar. 5: Struktur Tim
Keunggulan
Tim
·
Punya beberapa keunggulan struktur
fungsional
·
Mengurangi hambatan antar departemen,
meningkatkan kompromi
·
Mengurangi waktu untuk merespon, keputusan
lebih cepat diambil
·
Moril yang lebih baik, antusiasme dari
keterlibatan karyawan
·
Mengurangi biaya overhead administrasi rutin
Kelemahan
Tim
·
Loyalitas ganda dan konflik
·
Waktu dan sumberdaya lebih banyak untuk
pertemuan
·
Desentralisasi tidak terencana
5.
Jaringan
Organisasi menjadi
suatu pusat yang
kecil, terhubung secara
elektronis dengan organisasi
lainnya yang melakukan fungsi-fungsi vital. Departemen bersifat
independen dan melayani
kontrak dengan sentral
untuk mendapatkan keuntungan.
Gambar. 6: Struktur
Jaringan
Keunggulan Jaringan
·
Daya saing global
·
Fleksibilitas tenaga kerja / tantangan
·
Mengurangi biaya administrative
·
Daya saing global
·
Fleksibilitas tenaga kerja / tantangan
·
Mengurangi biaya administrative
Kelemahan Jaringan
·
Tidak ada pengendalian langsung
·
Dapat kehilangan bagian organisasi
·
Lemahnya loyalitas karyawan
B.
Deskripsi
dan Spesifikasi Tugas/Jabatan
Sebuah deskripsi
jabatan merupakan satu pernyataan tertulis tentang apa yang sesungguhnya
dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi
apakah pekerjaan itu dijalankan.
Deskripsi jabatan
bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga menjelaskan
lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan
sebagainya. Dengan demikian, diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku
jabatan tersebut akan memahami batas-batas antara lain dari tugas-tugas,
tanggung jawab serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya
overlapping antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya.
Agar deskripsi
jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan tugas
secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah
sedemikian rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan
yang satu dengan jabatan yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau
overlapping. Oleh karena itu, maka penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu
jabatan tertentu tidak lepas dari format standar yang harus dipenuhi.
Walaupun tidak
terdapat format standar
yang baku dan
berlaku untuk semua organisasi, namun secara umum deskripsi
jabatan memuat hal-hal sebagai berikut :
a.
Identifikasi jabatan.
Bagian
identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode
jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.
b.
Ringkasan jabatan.
Ringkasan
jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi
dan kegiatan utamanya.
c.
Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.
Bagian
ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain,
baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab
serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.
d.
Wewenang dari pemegang jabatan.
Bagian ini
menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan
keputusannya dan batas-batas penganggarannya.
e.
Standar kinerja.
Bagian
ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan pada
masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.
f.
Kondisi kerja.
Deskripsi jabatan
juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan. Misalnya,
masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.
Spesifikasi jabatan (job specification)
menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan factor-faktor manusia yang
diisyaratkan (Handoko : 1996). Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan
kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada
umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti
oleh kualifikasi definitive yang
dibutuhkan dari calon yang
memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik,
pengetahuan dan kecakapan, status, jenis kelamin, umur, pengalaman, dan
karakter.
C.
Sistem
Penggajian
Masalah
Gaji/Pendapatan/Imbalan Kerja bagi Karyawan merupakan hal yang sensitif dan
berpengaruh langsung pada produktivitas kerja individu. Bagi Perusahaan, sistem
gaji yang telah ada bukan semata-mata hanya untuk memenuhi Peraturan Pemerintah
dalam kaitannya dengan Upah Minimum Regional (UMR), tetapi yang lebih penting
lagi yaitu untuk menciptakan
keseimbangan/ fairnesses antara
apa yang diberikan Karyawan pada Perusahaan diimbangi oleh apa yang diberikan
Perusahaan untuk Karyawannya.
Hal ini tampaknya
sederhana, tetapi dalam prakteknya sangatlah sulit, terlebih lagi bila
Perusahaan belum memiliki Sistem Gaji yang mengacu pada obyektivitas
beban kerja (work load) bagi para karyawannya. Apabila Perusahaan telah
memiliki Sistem Gaji melalui pendekatan metode tertentu yang bersifat
kuantitatif, akan sangat membantu bagi peyelenggaraan pemeliharaan SDM.
Namun pada
kenyataannya banyak metode kuantitatif yang ditawarkan dan setelah diterapkan
tetap menimbulkan masalah bagi Perusahaan.
Hal ini biasanya timbul karena metode tersebut kurang sesuai dengan
karakteristik lingkungan Perusahaan yang ada di Indonesia dimana faktor-faktor
yang berkaitan dengan masa kerja dan pengakuan terhadap pengalaman kurang
dipertimbangkan. Selain itu aspek perlindungan dan kesejahteraan seperti
pemberian asuransi, program pensiun yang umumnya diberikan Perusahaan dan
dikelola oleh Instansi lain, memiliki kaidah- kaidah yang telah diatur oleh
Perundangan Ketenagakerjaan tetapi tidak selaras dengan sistem gaji yang dianut
oleh Perusahaan.
Untuk itu adalah
sangat bermanfaat bila Perusahaan menerapkan Sistem Gaji yang komprehensif,
baik dari sisi aturan Pemerintah maupun untuk menciptakan kepastian dan
kewajaran/fairnesses bagi Karyawannya serta setara untuk jenis dan skala
Perusahaan yang serupa.
Sistem Gaji dengan
pendekatan kuantitatif pad umumnya
akan lebih mudah diterima dan dipahami bagi setiap
pekerjaan memiliki nilai/skor sebagai hasil pembobotan. Skor tersebut akan mencerminkan beban kerja
bagi individu yang memangku pekerjaan tersebut.
Manfaat
Sistem Penggajian
Manfaat Umum: Kemanfaatan sistem
penggajian pada umumnya merupakan gabungan
antara Tujuan Manajemen
Perusahaan dan harapan
para Karyawan seperti antara lain
:
·
Sebagai daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan
oleh Perusahaan.
·
Memelihara keberadaan Karyawan untuk tetap
bergabung dengan Perusahaan.
·
Merupakan
imbalan/kompensasi yang setimpal
atas prestasi yang
telah diberikan Karyawan.
·
Mencerminkan adanya
keadilan yang mendasari
perhitungan pembayaran imbalan untuk setiap pekerjaan
sesuai dengan perbedaan masing-masing kontribusinya pada Perusahaan.
·
Tidak bertentangan dengan peraturan
Pemerintah.
·
Tidak melebihi kemampuan keuangan
Perusahaan, tetapi juga cukup atraktif bagi perusahaan sejenis
Manfaat
Khusus : Dengan sistem penggajian yang mendasarkan diri pada beban kerja
(work load) dan dilakukan pembobotan secara kuantitatif, maka akan
diperoleh manfaat antara lain :
·
Terukur
bagi setiap pekerjaan;
karena masing-masing memiliki
nilai/skor yang ditentukan atau
disepakati secara bersama-sama.
·
Mudah
dilakukan penyesuaian terhadap
keadaan/perkembangan ekonomi
terutama atas terjadinya laju inflasi tahunan.
·
Fair; karena sebanding dengan karya individu
yang disumbangkan untuk tempat kerjanya.
Metode Pendekatan Sistem Penggajian
Pada
prinsipnya, penilaian jabatan dilakukan dengan membandingkan antara suatu
tugas/jabatan dengan jabatan lainnya. Dari perbandingan tersebut akan diperoleh
nilai masing-masing jabatan yang merupakan nilai relatif suatu jabatan terhadap
lainnya.
Sesuai dengan
tujuannya, maka hasil penilaian jabatan akan digunakan untuk menyusun sistem
gaji; sehingga untuk kepentingan tersebut perlu diketahui karakteristik
pekerjaan yang dapat dikompensasikan. Karakteristik-karakteristik tersebut
lazim disebut sebagai faktor-faktor
jabatan (job factors). Jadi obyek
jabatan yang akan diperbandingkan dalam
suatu penilaian jabatan
adalah faktor-faktor jabatan.
Biasanya obyek jabatan yang diperbandingkan diperinci dalam sejumlah faktor;
semakin banyak jumlah faktor, akan makin memberikan hasil yang lebih teliti.
Pada umumnya
masing-masing faktor memiliki nilai kepentingan yang berbeda-beda; untuk
menyatakan perbedaan ini masing-masing faktor perlu diberikan bobot
sesuai dengan nilai kontribusinya terhadap Perusahaan. Kontribusi yang
dimaksud disini dapat memberikan pengertian
yang bermacam-macam tergantung
dari kebijakan yang diambil
oleh Perusahaan. Akan
tetapi pada umumnya
bobot-bobot faktor tersebut disesuaikan
dengan manfaat yang
diperoleh Perusahaan yang bersangkutan, khususnya didalam mencapai
tujuan Perusahaan.
Karena
penilaian jabatan sifatnya merupakan perbandingan, maka faktor-faktor yang
digunakan harus merupakan ciri utama pada seluruh (sebagian besar)
tugas/jabatan yang digunakan sebagai pedoman untuk menilai seluruh jabatan pada
struktur organisasi yang telah ada (direncanakan untuk dibuat). Dengan lain
perkataan, masing-masing jabatan dibandingkan berdasarkan faktor-faktor yang
terdapat dalam seluruh jabatan.
Untuk lebih
mempertajam aspek faktor-faktor tersebut maka fator itu harus diuraikan lagi
dalam sub-faktor yang lebih rinci dengan tetap mempertimbangkan bahwa sub-
faktor inipun mewakili/terdapat dalam seluruh jabatan.
Pada akhirnya
setiap tugas/jabatan akan memiliki nilai dimana penilaiannya dilakukan dengan
melibatkan individu/personel kunci dari dalam Perusahaan yang mengetahui
cakupan tugas dari masing-masing pekerjaan/jabatan yang tertera pada struktur
organisasi Perusahaan.
Nilai hasil
akhir pembobotan untuk suatu tugas/jabatan/pekerjaan disebut sebagai IMBALAN
KINERJA yang diperoleh dengan
mengalikan skor yang didapat
sebagai hasil pembobotan dikalikan
dengan konstanta rupiah
tertentu . Sedangkan
Gaji/Imbalan/Kompensasi yang diterima Karyawan adalah berupa hasil penjumlahan
GAJI POKOK ditambah dengan IMBALAN KINERJA.
Ruang
Lingkup Pelaksanaan Sistem Penggajian
Ruang lingkup penyusunan Sistem Gaji mencakup :
1. Penelitian
Pendahuluan (Preliminary Survey) :
·
Penelaahan Struktur Organisasi yang berlaku
saat ini.
·
Evaluasi Pekerjaan/Jabatan (diasumsikan Job
Description/Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan telah dimiliki).
·
Penelahaan
berbagai jenis tugas/pekerjaan/jabatan di lapangan (on
the spot).
2.
Pembuatan Desain Sistem Penggjian :
·
Penentuan Faktor-faktor dan Sub-faktor
tugas/jabatan/pekerjaan.
·
Penyusunan Skala Faktor Jabatan.
·
Penyusunan Skala Gaji Pokok
3.
Pembobotan Faktor dan Sub-faktor
bersama-sama dengan Key Person (Counter- part).
4.
Pembuatan Skala Gaji Pokok dengan dasar
Pengalaman/Masa Kerja dan Latar Belakang Keahlian.
5.
Penghitungan final Sistem
Gaji/Imbalan/Kompensasi.
6.
Pembuatan Laporan Akhir
7.
Sosialisasi (memperkenalkan) Sistem
Gaji/Imbalan/Kompensasi kepada Karyawan bersama-sama Key Person masing-masing
Unit Kerja.
Blok
Diagram Sistem Gaji
Gambar. 7: Sistem Penggajian
Komentar:
Menurut saya pemilihan
sumber daya manusia sangat penting dalam suatu organisasi sebab sumber daya
manusia (SDM) itu yang menentukan arah dari suatu organisasi. Selain itu
spesifikasi tugas/jabatan merupakan hal penting dalam organisasi, sebab jika
salah dalam membuat spesifikasi tugas/jabatan maka akan membuat penumpukan
pekerjaan pada satu divisi atau satu bidang.
Hal penting lainnya adalah
masalah penggajian, system penggajian harus dibuat sedemikian rupa agar tidak
terjadi kecemburuan antar pekerja. Besar penggajian sebaiknya diukur dengan
keahlian, keterampilan dan kontribusi terhadap perusahaan atau organisasi.
0 komentar:
Posting Komentar